Procès-verbal de l’Assemblée Générale Mixte Extraordinaire et Ordinaire de l’Association des Amis et Propriétaires d’Hardelot du 31 Juillet 2011
Le 31juillet, à 10 heures, les membres de l’association des Amis et Propriétaires d’Hardelot se sont réunis à l’Hôtel du Parc à Hardelot en Assemblée Générale Mixte Extraordinaire et Ordinaire sur convocation du président.
Il a été établi une feuille d’émargement, signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire. Celle-ci figure en annexe du présent procès-verbal.
Madame Lucette Merlot et Monsieur Bernard Delecour ont été désignés comme scrutateurs.
Monsieur le Maire de Neufchâtel Hardelot, des adjoints et des élus participaient à l’assemblée.
Assemblée Générale Extraordinaire
L’Assemblée était présidée par Monsieur Georges Callens, président de l’association.
Il était assisté d’un secrétaire de séance Monsieur Arsène Lorentz.
Madame Lucette Merlot et Monsieur Bernard Delecour ont été désignés comme scrutateurs.
Le Président a précisé que les documents ont été communiqués à l’ensemble des adhérents par la lettre trimestrielle de l’association durant la dernière semaine de juin.
L’ordre du jour a été rappelé par le Président
¨ Présentation du projet de statuts
¨ Réponses aux questions
¨ Adoption des résolutions
1/Présentation du projet de statuts
Mr le Président rappelle les buts poursuivis par la réforme des statuts
- Actualisation de l’objet social avec la stratégie actuelle de l’APH
- Sécurité relative aux modes de décision du conseil et de l’assemblée notamment limitation des mandats
- Indépendance de l’association par rapport à son environnement au travers du statut de l’administrateur (règles d’incompatibilité)
- Stabilité des organes tout en veillant au renouvellement régulier du conseil de par la mise en place de limites d’âge.
- Toilettage du texte pour le rendre mieux lisible.
Il en présente ensuite les principales dispositions.
2/Réponses aux questions : aucune question n’a été exprimée par les adhérents présents ni par courrier ou courriel.
3/Résolutions :
1ére résolution :
Après en avoir délibéré l’assemblée adopte le texte des nouveaux statuts qui remplacent les statuts actuels sans avoir pour effet de constituer un être moral nouveau
2ème résolution :
L’assemblée donne pourvoir au Président ainsi qu’à un administrateur qu’il désignera pour accomplir les formalités légales.
A Hardelot, le 8 août 2011
Le Président de séance Le Secrétaire de séance
Georges Callens Arsène Lorentz
Scrutateurs
Madame Lucette Merlot
Monsieur Bernard Delecour
Statuts
Pourquoi réformer les statuts ?
- Actualisation de l’objet social avec la stratégie actuelle de l’APH
- Sécurité relative aux modes de décision du conseil et de l’assemblée notamment limitation des mandats
- Indépendance de l’association par rapport à son environnement au travers du statut de l’administrateur (règles d’incompatibilité)
- Stabilité des organes tout en veillant au renouvellement régulier du conseil de par la mise en place de limites d’âge
- Toilettage du texte pour le rendre mieux lisible.
Projet :
Article 1 : Dénomination
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination : « Association des Amis et Propriétaires d’Hardelot » (APH).
Article 2 : Objet, Durée, Siège social
- L’APH a pour objet, en tant qu’association d’intérêt général, la défense d’Hardelot et plus généralement de contribuer au développement de la station, dans le respect de la nature et de l’environnement. Elle mène à ce titre des actions, des études et participe en tant que force de proposition aux groupes de travail organisés par les décideurs privés et publics. Plus généralement, elle peut assurer toutes opérations commerciales ou financières, mobilières, pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet social ou susceptibles d’en faciliter l’extension ou le développement.
- Sa durée est illimitée.
- Le siège social est à Hardelot dans un endroit choisi par le conseil d’administration.
- L’association se compose de membres actifs et bienfaiteurs. Ils s’engagent à respecter les principes définis dans l’article 2 des présents statuts et versent annuellement une cotisation dont le montant est fixé par le conseil d’administration.
- La qualité de membre se perd par :
- la démission
- la radiation prononcée par le Conseil d’Administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave. Dans ce cas, l’intéressé est invité par lettre recommandée à se présenter préalablement devant le bureau pour fournir des explications.
Article 4 : Ressources
Pour faire face à ses besoins de fonctionnement, l’association dispose du montant des cotisations de ses membres.
Pour compléter ses ressources, l’association pourra :
- recevoir toute somme provenant de ses activités et de ses services dans la limite des dispositions légales et réglementaires, assurer des services faisant I ’objet de contrats ou de conventions ;
- recevoir des dons manuels
Article 5 : Assemblées Générales
L’Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l’association, à jour de leur cotisation. Ceux-ci peuvent se faire représenter par un autre membre de l’association faisant partie de l’Assemblée Générale. Nul ne peut être titulaire de plus de 8 mandats.
Elle est convoquée 15 jours avant la date fixée à la diligence du président de l’association ou d’un vice président en cas d’empêchement.. Pour délibérer valablement, la présence de la moitié des membres présents ou représentés est exigée
Si le quorum n’est pas réuni, une seconde assemblée se tiendra dans le mois suivant et pourra délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Le président, ou un vice président en cas d’empêchement, assisté des membres du bureau, préside l’Assemblée Générale. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.
Ne pourront être débattues que les questions prévues à l’ordre du jour.
- La convocation adressée aux membres de l’association par courrier ou par courriel doit préciser l’ordre du jour qui comprend obligatoirement :
- un compte-rendu moral ou d’activités présenté par le président ou le secrétaire ;
- un compte-rendu financier présenté par le trésorier ;
- s’il y a lieu, le renouvellement des membres du Conseil d’Administration. L’ordre du jour pourra en outre comprendre des questions diverses, mais ne pourront être traitées que celles qui auront été préalablement précisées sur la convocation.
Ces documents sont portés à la connaissance des adhérents sur le site web de l’APH quinze jours auparavant.
En dehors des Assemblées Générales ordinaires, le président, à son initiative ou à la demande de la moitié du conseil d’administration ou du quart des membres actifs, pourra convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire répondant aux mêmes règles de quorum et majorité visées ci-dessus hors le cas visé à l’article 11. Ne seront examinées que les questions portées à l’ordre du jour.
Article 6 : Conseil d’administration
- L’association est administrée par un Conseil d’Administration comprenant 12 membres bénévoles
élus pour 3 ans par l’Assemblée Générale. Ces membres sont rééligibles dans la limite de 4 mandats. En cas d’égalité des suffrages, le plus âgé est nommé. En cas de vacances, et si besoin est, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus prochaine assemblée générale. Le conseil peut convier à ses réunions des « invités permanents » qui n’ont pas voix délibérative.
- Le conseil d’administration se réunit une fois au moins tous les 3 mois sur convocation du président ou à la demande du quart au moins de ses membres. Dans le cas où le président, suite à la demande qui lui en serait faite par le quart des membres au moins, ne réunit pas le conseil, la convocation peut être faite par le secrétaire. La présence de la moitié au moins des membres du conseil est nécessaire pour la validité des délibérations. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Nul ne peut voter par procuration. Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à 3 réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.
- Les adhérents à jour de leur cotisation peuvent proposer leur candidature par courrier précisant
leur motivation, leurs domaines de compétence, leur disponibilité, adressé au Président pour le 31 mars précédant la date de l’assemblée.
- Le conseil ne peut compter plus d’un tiers des membres de plus de 70 ans ou des membres n’entrant pas dans les cas d’incompatibilité suivants :
- liens de parenté entre administrateurs (conjoints, ascendant, descendants, collatéraux au 1er degré
- exercice de mandat d’une collectivité territoriale située dans le périmètre d’activité de l’APH.
Article 7 : Bureau du conseil d’administration
Le conseil élit parmi ses membres un bureau composé de :
- un président qui représente l’association dans tous les actes de la vie civile. La fonction de président est limitée à 6 ans.
- deux vice-présidents qui agissent par délégation du président;
- un secrétaire et, si besoin est, un secrétaire adjoint ;
- un trésorier et, si besoin est, un trésorier adjoint.
Le bureau se réunit chaque fois que nécessaire, sur la convocation qui lui est faite par le président ou à la demande de la moitié des membres qui le composent. Il veille au fonctionnement de l’association en conformité avec les orientations générales définies par l’Assemblée Générale et en application des décisions du Conseil d’Administration.
.Article 8 : Registres des délibérations
En plus du registre réglementaire prévu par l’article 6 du décret du 16 août 1901, il sera tenu :
- un registre des délibérations de l’Assemblée Générale ;
- un registre des délibérations du bureau et du Conseil d’Administration.
Ceux-ci pourront être consignés dans un classeur à feuillet mobile et/ou dans un coffre électronique.
Article 9 : Modification des statuts - Dissolution
Les modifications des statuts et la dissolution de l’association sont obligatoirement soumises à une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet comme il est dit à l’article 5 ci-dessus. La modification des statuts ou la dissolution ne peut être prononcée que si l’Assemblée Générale comprend au moins les 2/3 de ses membres présents ou représentés. La décision doit être prise à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés. Si le quorum n’est pas atteint, une seconde Assemblée Générale Extraordinaire est alors convoquée dans les 15 jours qui suivent : elle peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.
L’Assemblée Générale Extraordinaire de dissolution décide de la dévolution des biens de l’association conformément aux dispositions des articles 9 de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.
Article 10 : Formalités
Les présents statuts remplacent ceux enregistrés sous le n°253 le 20 août 1920 et modifiés par les assemblées générales des 14 mai 1972 et 20 août 2000 sans pour autant créer un être moral nouveau.
Pour remplir les formalités prévues par la loi, tous pouvoirs sont donnés au porteur d’un exemplaire des présents statuts, signés parle Président du Conseil d’administration et un administrateur
Hardelot, le 31 juillet 2011
Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée était présidée par Monsieur Georges Callens, président de l’association.
Il était assisté d’un secrétaire de séance Monsieur Arsène Lorentz.
Madame Lucette Merlot et Monsieur Bernard Delecour ont été désignés comme scrutateurs.
Le Président a précisé que les documents ont été communiqués à l’ensemble des adhérents par la lettre trimestrielle de l’association durant la dernière semaine de juin.
- Rapport d’activité et approbation
Fidèle à la finalité de notre association
· Contribuer au développement harmonieux d’Hardelot.
· Optimiser les atouts de la station en préservant son identité.
· A ce titre être force de propositions dans un esprit résolutif.
Le Président a souligné l’importance des réalisations de l’année 2010. Forte de 401 membres actifs, l’APH a développé des liens de sympathie et de solidarité avec ses adhérents d’autant plus que cette année 2010 a été l’occasion de commémorer les 90 ans de la création de notre association.
2 initiatives d’importance ont marquées cette année.
La réalisation d’une brochure relatant l’évolution et les étapes de l’association en parallèle avec une histoire d’Hardelot depuis sa création jusqu’à la période contemporaine. Cette brochure a été très bien reçue par les hardelotois.
Une soirée prestige exceptionnelle, le 30 juillet 2010, qui eut un franc succès.
Dans le même esprit elle a poursuivi ses activités régulières :
- Les Conférences
- Les Mardis nature
- La communication : la lettre de l’APH trimestrielle, le site Web
- La participation de l’APH aux dossiers concernant la station
- Le soutien enthousiaste et constant au Festival de Musique.
- La synergie avec diverses associations comme « Patrimoine Hardelot » et le comité de jumelage avec Otford.
Afin de conforter la cohérence de nos propositions, elle a mené des études et réflexions auxquelles vous avez tous été associé sous forme de tables rondes sur un thème : la mobilité et les déplacements de/à Hardelot. Nous développerons le résultat de cette étude au cours de cette A.G.
S’agissant de son organisation, l’APH a
- Actualisé sa stratégie : approfondir un thème par an.
- Préparé la réforme de ses statuts.
Concluant sur les perspectives de l’APH, le Président a mis l’accent sur la vitalité de notre association et ses responsabilités citoyennes.
· Nous structurer
· Aller au-delà de la convivialité : favoriser la solidarité et la participation
· Vous écouter. Un autre thème correspondant à vos attentes sera étudié cette année.
1ère Résolution : l’Assemblée Générale adopte à l’unanimité le rapport d’activité ainsi présenté
o Rapport financier et quitus
De la présentation de Jacques Damez, trésorier de l’APH, il ressort les points principaux suivants :
Les recettes 2010 sont constituées de
-
- 401 cotisations pour un produit de 12.255 € (+ 20% /2009)
- divers produits, notamment financiers, se sont élevés à 2601,97 € soit une recette totale de : 14856,97 €
Les dépenses 2010 représentent un montant de 13.690,07 € et sont constituées des
o les frais des rencontres trimestrielles et de l’AG : 7%
o la lettre trimestrielle et communication « 90 ans » : 38%
o la subvention de partenaire du Festival de Musique, le don à Patrimoine Hardelotois, les conférences : 25%
o les autres frais de fonctionnement et bancaires : 30%
Le résultat du fonctionnement annuel 2010 représente un excédent de 1.166,90 €.
Le bilan de l’opération exceptionnelle « 90ème anniversaire » :
Dépenses : 26.837,97 €
Recettes : 18.785,00 €
Solde négatif : -8.052,97 €
En conséquence, l’actif 2010 : 43.212 € en diminution de 9% (46.900 € en 2009).
Le trésorier propose de maintenir la cotisation annuelle 2012 à 30 €.
Ce montant reste inchangé depuis 2006.
2ème Résolution : l’Assemblée Générale adopte à l’unanimité le rapport financier ainsi présenté et donne quitus au trésorier ainsi qu’au conseil d’administration.
- Elections au conseil d’administration
Le Président informe l’assemblée que Bernard Dissaux arrivé en fin de son mandat d’administrateur ne souhaite pas se représenter. Après avoir remercié Bernard de son engagement et de son dynamisme au service de l’APH, il propose à l’assemblée la réélection de 4 administrateurs dont les mandats viennent à échéance :
Didier Fauchille
Hubert Demagny
Evelyne Fourcroy
Arsène Lorentz.
Ainsi que l’élection d’un nouvel administrateur : Pascal Sevestre.
Pascal a participé activement cette année en tant qu’invité permanent aux travaux du conseil et s’est parfaitement adapté aux règles du jeu du conseil : Estime, Respect et Confidentialité.
Critères indispensables pour travailler en équipe et en confiance.
Si l’assemblée en est d’accord, la composition du conseil sera la suivante :
Didier Fauchille, Hubert Demagny, France Barbry, Jacques Damez, Annick Roussel, Evelyne Fourcroy, Laurence Van Havere, Pierre Motte, Arsène Lorentz, Pierre Gervais, Pascal Sevestre, Georges Callens.
3ème Résolution : L’assemblée générale approuve à l’unanimité les renouvellements de mandats des 4 administrateurs et l’élection de Pascal Sevestre comme nouvel administrateur ainsi que la composition du conseil 2011/2012.
- L’Assemblée s’est prolongée par la présentation par madame Annick Roussel du thème que nous avons approfondi cette année avec la participation d’adhérents lors de « tables rondes » : « Mobilité et déplacement à Hardelot ». (dossier annexe)
- Puis le « Débat » traditionnel : Questions et Remarques des adhérents auxquelles Monsieur le Maire a bien voulu répondre et informer.
Ce débat fera l’objet d’un document séparé.
Il est 12 H. Les sujets à l’ordre du jour étant épuisés, le président Georges Callens remercie Monsieur le Maire et tous les participants de la qualité des débats.
A Hardelot, le 8 août 2011
Le Président de séance Le Secrétaire de séance
Georges Callens Arsène Lorentz
Scrutateurs
Madame Lucette Merlot
Monsieur Bernard Delecour
